Concept verslag ALV 2018

Volkstuinvereniging

‘De Woelakkers’

Zeewolde

Verslag van de Algemene Ledenvergadering welke gehouden werd op 23 januari 2018 in zalencentrum “Open Haven” in Zeewolde.

 

Aanwezig: Joop Leene, voorzitter, Ruud Brederoo, secretaris, Wim Harenberg, penningmeester en de algemeen bestuursleden Denise de Goeij, Wim Lugtenberg en Jan-Gerrit Smits.

De leden: S. de Jonge, H. Brouwer, G. Veldhorst, B. Wever, B. de Jonge, C. van Hilten, A. van der Meer, Y. van der Meer, M. de Groot, D. Pladet, H. Adam, J. Nagelhoud, M. van Os, C. Lamare, H. Postma, E. de Graaf, H. Stouwdam, G. Kastrop, H. Hoogerbrugge, H. Kalsbeek, S. Rasenberg, I. van Lambalgen, I. Buning, H. uit de Bosch, B. uit de Bosch, L. Szaniewska, R. Woordes, D. Provoost, N. Lubberdink, J.H. Wertien en J. te Rietstap.

 

Met kennisgeving afwezig: Dhr. J. Jacops, Dhr. P. van den Berg, Dhr. J. Jagers, Dhr. J. Zuidberg, Mevr. J. Ploeger, Dhr. B. Maan, Mevr. S. Hogewoning, Dhr. B. Stikker, Dhr. J. Klop en Mevr. A. Walraven.

 

  1. Opening
    Om 19.35 uur opent de voorzitter de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Hij stelt de overige bestuursleden voor en deelt mee, dat de heer B. Sikker, één van de complexbeheerders van complex de Nes, door ziekte niet aanwezig is.
  2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 17 januari 2017
    Op het verslag zijn geen op- of aanmerkingen. De voorzitter dankt de secretaris en stelt het verslag vast.
  3. Mededelingen van de voorzitter
    De voorzitter geeft aan dat op de vorige Algemene Ledenvergadering de heer E. de Graaf is benoemd als bestuurslid. Hij vermeldt dat er een gesprek is geweest binnen het bestuur en dat de heer de Graaf zich in dat gesprek als bestuurslid heeft teruggetrokken. Het bestuur heeft mevrouw Denise de Goeij bereid gevonden deze vacature ad interim te gaan vervullen, geassisteerd door mevrouw Anneke Spruijt.
    De voorzitter vermeldt dat, in het afgelopen jaar, op complex de Nes de aanwezigheid van larven van de Aziatische Bosmug is vastgesteld door de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit. Om de verspreiding van deze mug tegen te gaan, dient stilstaand water te worden vermeden. Gieters en emmers dienen zoveel mogelijk leeg te zijn en wateropslagplaatsen zoveel mogelijk afgedekt.
    Verder maakt de voorzitter bekend, dat de groenstrook langs het fietspad aan het Jolpad door de gemeente zal worden aangepakt. De singel, direct grenzend aan complex de Nes, zal worden gerooid en daar zal gras worden ingezaaid. Verder zal de gemeente een stuk pad gaan verharden, beginnend bij het witte hek van dit complex met een lengte van elf meter. De vereniging krijgt de beschikking over het hek, wat nu nog om de ijsbaan staat. De vereniging zal dit hek gaan plaatsen langs het complex, aan de zijde van het Jolpad, zodat daar een uniforme afscheiding zal ontstaan.
    De voorzitter wijst op een binnen de vereniging verspreide mail, met betrekking tot vrijwilligers, om zich in te zetten ten behoeve van de moestuin van het AZC in Zeewolde. De heer Brouwer, die de werkzaamheden op deze moestuin begeleidt, geeft echter aan, dat er op dit moment geen behoefte is aan vrijwilligers. Misschien in een later stadium.
    Hierna geeft de voorzitter het woord aan de heer Hans Brouwer voor de uitslag van de wedstrijd “wie teelt de grootste rode biet”. Op de 3e plaats is geëindigd de heer P. van den Berg. De 2e plaats is voor de heer B. Maan. De biet van de heer H. Postma wint de 1e prijs met een gewicht van 3110 gram. Voor de prijswinnaars waren prijsjes beschikbaar met producten, afkomstig of gemaakt van gewassen uit de tuin van Hans.
  4. Jaarverslag secretaris
    De secretaris schetst het verloop in het ledenbestand in 2017 en geeft inzicht in het aantal beschikbare tuinen op 1 januari 2018.
  5. Jaarverslag penningmeester
    De leden krijgen een overzicht met betrekking tot de financiële situatie. Dit overzicht bevat: de begroting voor 2017, de balans per 31-12-2017 en tenslotte de begroting voor 2018, welke bij agendapunt 9 wordt behandeld.
    De penningmeester geeft de leden tijd om het overzicht door te lezen. Daarna geeft hij een korte toelichting. Vanuit de vergadering zijn geen vragen over het verslag.
  6. Verslag van de kascontrolecommissie
    De penningmeester geeft aan, dat op de vorige Algemene Ledenvergadering een kascontrolecommissie is benoemd, bestaande uit mevrouw Kastrop en de heer C. Rijpsma met mevrouw de Goeij als reserve. De heer Rijpsma heeft zijn lidmaatschap beëindigd en mevrouw de Goeij is inmiddels toegetreden in het bestuur, waardoor mevrouw Kastrop als enige overblijft. De penningmeester heeft de heer H. Brouwer bereid gevonden om zitting te nemen in de kascontrolecommissie.
    Mevrouw Kastrop en de heer Brouwer hebben op 17 januari 2018 de boeken van de penningmeester gecontroleerd en hebben bij deze controle geen onrechtmatigheden geconstateerd De administratie werd ordelijk en overzichtelijk bevonden. De cijfers en saldi waren in overeenstemming met de boekhouding. De administratie was in overeenstemming met de in de vergadering overlegde stukken.
    De commissie stelt voor om de penningmeester decharge te verlenen. Dit doen de leden met applaus.
  7. Verkiezing kascontrolecommissie
    De heer Brouwer is bereid voor een tweede jaar plaats te nemen in de commissie. Mevrouw Adam stelt zich beschikbaar voor de commissie en de heer A. van der Meer stelt zich beschikbaar als reserve. Zij worden allen, als zodanig, benoemd.
  8. Vaststelling van de jaarcontributie en het inschrijfgeld
    Er wordt geen aanleiding gezien om de hoogte van de jaarcontributie en het inschrijfgeld te verhogen. De bedragen blijven respectievelijk € 7,00 en € 3,50.
  9. Vaststellen begroting
    De penningmeester legt uit dat de begroting van 2018 is gestoeld op de gerealiseerde begrotingen van 2014 tot en met 2017. Ook bespreekt hij kort de begroting voor het jaar 2018, waarin de kosten van gaas ten behoeve van het nieuw te plaatsen hek langs het Jolpad al zijn opgenomen. Mevrouw Lamare stelt een vraag over de borg. De penningmeester legt uit, dat de post borg eigenlijk altijd 0 moet zijn. Een tuinder begint met tuinieren en betaalt borg. Wanneer de tuinder stopt met tuinieren en laat de tuin netjes achter, wordt de borg terugbetaald. Sommige tuinders kunnen- of willen de tuin niet opruimen en dan wordt de borg niet terugbetaald. Deze bedragen zijn dan terug te vinden op het financieel overzicht. Wanneer tuinen leeg en beschikbaar zijn, kan dat zelfs resulteren in een negatief bedrag.
    De begroting wordt hierna goedgekeurd door de vergadering.
  10. Evaluatie gewijzigd beleid ten aanzien van het meenemen van honden naar de tuinen
    De voorzitter geeft aan, dat het bestuur afgelopen jaar een wijziging heeft doorgevoerd ten aanzien van het beleid over het meenemen van honden naar de tuinen. De leden zijn hierover, middels e-mail, geïnformeerd. Omdat er geen klachten hieromtrent zijn geweest, wordt besloten dit gewijzigde beleid te bestendigen.

 

  • Evaluatie gezamenlijke inkoop aardbeienplanten
    De secretaris geeft aan, dat vorig seizoen een gezamenlijke inkoop van aardbeiplanten is gedaan. Het totale aantal gekochte planten lag net boven de 1000, waardoor een gunstige prijs kon worden bedongen. Hoe de kwaliteit van de planten is, zal aankomend seizoen blijken. De meeste tuinders zijn nu voorzien, waardoor een nieuwe bestelling, dit jaar, een stuk lager zal uitvallen, hetgeen resulteert in een hogere prijs. Besloten wordt een eventuele nieuwe gezamenlijke bestelling van aardbeiplanten een paar jaar uit te stellen.

 

  1. Voorstel tot wijzigen van artikel 1 van het huishoudelijk reglement
    Het bestuur stelt voor om artikel 1 van het huishoudelijk reglement (waarborg) te wijzigen. Omdat het niet altijd mogelijk is of gewenst is een tuin te frezen komt de mogelijkheid om een tuin schoon en freesklaar te accepteren of een tuin, in die staat, terug te geven. Hierbij worden dan de freeskosten in mindering gebracht op het bedrag van de borg. De heer Hoogerbrugge geeft aan, dat de freeskosten dan dubbel in rekening worden gebracht. De penningmeester weerlegt dit en herinnert eraan, dat de vereniging dan het frezen moet betalen. De vergadering stemt in met de voorgestelde tekst van het nieuwe artikel. Het huishoudelijk reglement zal worden aangepast.
  2. Verkiezing bestuursleden
    Twee bestuursleden, mevrouw Denise de Goeij en de heer Wim Harenberg zijn aftredend volgens het rooster van aftreden. Win Harenberg stelt zich opnieuw beschikbaar. Denise de Goeij stelt zich niet langer beschikbaar voor een bestuursfunctie. De voorzitter stelt de vergadering voor om Wim Harenberg opnieuw te benoemen als bestuurslid, hetgeen de vergadering met applaus doet. Hierna bedankt de voorzitter Denise de Goeij voor haar bewezen diensten en overhandigt haar een presentje. Voor wat betreft de ontstane vacature, heeft de heer Gert Veldhorst zich beschikbaar gesteld om deze vacature te gaan vervullen. De vergadering benoemt hem met applaus als nieuw bestuurslid.
  3. Benoeming activiteitencommissie 2019
    Gezien het feit, dat de vereniging volgend jaar 35 jaar bestaat, is het idee gekomen om een activiteit te gaan organiseren voor de leden. Daarvoor wil het bestuur een activiteitencommissie in het leven roepen. De volgende leden willen zitting nemen in de commissie: Mevr. B. de Jonge, Mevr. H. Adam en Mevr. Y. van der Meer.
  4. Rondvraag
    Mevrouw Adam heeft een vraag over de Facebookpagina van de vereniging. Zij stelt dat het op dit moment niet mogelijk is om met andere tuinders te communiceren via de Facebookpagina, omdat de pagina hiervoor op dit moment niet geschikt gemaakt is. Zij zou dit graag veranderd zien, zodat communicatie, eventueel met een gesloten groep, mogelijk wordt. De voorzitter geeft aan hier de nodige aandacht aan te zullen besteden.
    Mevrouw Lamare vraagt of het mogelijk is om de pompen op het complex de Nes niet te demonteren tijdens de zelfwerkzaamheid in oktober, maar op een later tijdstip. De voorzitter zegt dit toe.
  5. Sluiting
    Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 20.31 uur de vergadering.