Concept verslag ALV 2020

Volkstuinvereniging

‘De Woelakkers’

Zeewolde

Verslag van de Algemene Ledenvergadering welke gehouden werd op 21 januari 2020 in zalencentrum “Open Haven” in Zeewolde.

Aanwezig: Een vijftal bestuursleden en 41 leden, 3 leden hebben zich afgemeld.

  1. Opening
    Om 20.05 uur opent de voorzitter de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Vervolgens stelt hij de aanwezige bestuursleden voor en verontschuldigt de niet aanwezige bestuursleden.


  2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 22 januari 2019
    In de naam van één van de aanwezigen zit een spelfout. Verder zijn er op het verslag geen op- of aanmerkingen. De voorzitter dankt de secretaris en stelt het verslag vast.


  3. Mededelingen van de voorzitter
    De voorzitter kijkt kort terug op de geslaagde lustrumviering in het afgelopen jaar en bedankt mevrouw van der Meer en mevrouw de Jonge voor de organisatie van de feestavond.
    De voorzitter haalt aan, dat het contact tussen het bestuur en de leden, in principe altijd per e-mail zal verlopen. Hij wijst er op, dat het belangrijk is, dat de secretaris beschikt over het juist e-mailadres en dat dit ook moet werken.
    De voorzitter geeft aan, dat het bedrijf, wat tot verleden jaar onze digistaat leverde, is gestopt met mestvergisting. Het bestuur is op zoek naar een andere leverancier.
    De voorzitter deelt mee, dat de pompen op beide complexen op 1 januari 2025 dienen te zijn afgesloten, omdat zij niet meer voldoen aan de wettelijke bepalingen. De leden zijn vorig jaar opgeroepen om zitting te nemen in een werkgroep om een oplossing te zoeken voor de watervoorziening. Een aantal leden hebben zich opgegeven en het bestuur zal, op korte termijn, een besluit nemen hoe de werkgroep zal worden samengesteld.
    Daarna geeft de voorzitter aan dat de bever, die zich ophoudt in de dorpsgracht naast het complex de Nes, nog steeds zeer actief is.


  4. Jaarverslag secretaris
    De secretaris schetst het verloop in het ledenbestand in 2019 en geeft inzicht in het aantal beschikbare tuinen op 1 januari 2020.


  5. Jaarverslag penningmeester
    De leden krijgen een overzicht met betrekking tot de financiële situatie. Dit overzicht bevat: de balans per 1-1-2019, een samenvatting van de mutaties, die in 2019 hebben plaats gevonden, de balans per 31-12-2019 en tenslotte de begroting voor 2020, welke bij agendapunt 9 wordt behandeld.
    De penningmeester geeft de leden tijd om het overzicht door te lezen. Daarna geeft hij een korte toelichting. Het daadwerkelijke verlies over 2019 is een stuk lager dan begroot. Dit komt doordat de kosten van de lustrumviering lager zijn uitgevallen.
    De heer Hoogerbrugge vraagt hoe het komt, dat de inkomsten voor contributie lager zijn dan begroot. De penningmeester legt uit, dat tijdens de laatste Algemene Ledenvergadering is besloten de contributie te verlagen en de bedragen voor pacht en zelfwerkzaamheid iets te verhogen. Op de begroting voor 2019 is nog rekening gehouden met de oude bedragen. Daarom zijn de gerealiseerde bedragen voor contributie lager- en voor pacht hoger uitgevallen.
    De heer de Meijer vraagt zich af wat hij zich moet voorstellen bij de post administratiekosten en boetes. De penningmeester licht dit kort toe.
    De heer van de Kolk vraagt zich af wat verstaan wordt onder onvoorziene kosten. De penningmeester legt uit, dat daarbij, bijvoorbeeld, moet worden gedacht aan de kosten, die moeten worden gemaakt voor de toekomstige watervoorziening.
    De heer Boellaard vindt dat er nogal veel wordt afgeschreven op de inventaris. De penningmeester legt het afschrijvingsbeleid uit.
    Mevrouw Kersjes vraagt zich af wat de posten zaden en aardappels inhouden. De penningmeester legt uit, dat een deel van de korting onmiddellijk wordt doorgegeven aan de leden, die gebruik maken van de gezamenlijke inkoop. Er blijft dan een deel van de korting over en die wordt deels gebruikt als vergoeding voor degenen, die de bestellingen doen, sorteren en bezorgen. Het bedrag, wat daar dan weer van overblijft, vloeit terug naar de vereniging.
    Er zijn geen verder vragen.


  6. Verslag van de kascontrolecommissie
    Mevrouw Adam en de heer van der Meer hebben, als kascontrolecommissie, op 13 januari 2020 de boeken van de penningmeester gecontroleerd en hebben bij deze controle geen onrechtmatigheden geconstateerd De administratie werd ordelijk en overzichtelijk bevonden. De cijfers en saldi waren in overeenstemming met de boekhouding. De administratie was in overeenstemming met de in de vergadering overlegde stukken. De heer van der Meer complimenteert de penningmeester en hij krijgt applaus van de vergadering. De kascontrolecommissie stelt voor om het bestuur decharge te verlenen. De vergadering stemt hier mee in.


  7. Verkiezing kascontrolecommissie
    De heer van der Meer is bereid om voor een tweede jaar plaats te nemen in de commissie en de heer D. Westland, nu reserve, treedt toe tot de commissie. De heer de Meijer stelt zich beschikbaar als reserve en wordt, als zodanig, benoemd. De voorzitter bedankt de leden van de huidige kascontrolecommissie, in het bijzonder mevrouw Adam, voor hun inspanningen.


  8. Vaststelling van de jaarcontributie en het inschrijfgeld
    De voorzitter geeft aan, dat het bestuur geen noodzaak ziet om de huidige bedragen te wijzigen. Reden waarom besloten wordt om de jaarcontributie te handhaven op € 5,00 en het inschrijfgeld op € 3,50.


  9. Vaststellen begroting 2020
    De penningmeester geeft aan dat de begroting voor het jaar 2020 een paar afwijkingen kent in vergelijking met vorige jaren. Dat betreft de posten Diversen en Vergaderkosten. Dat heeft te maken met de onzekerheid omtrent de levering van digistaat en met de aangepaste tarieven van zalencentrum Open Haven.
    De begroting wordt goedgekeurd door de vergadering.
    De heer van de Kolk geeft aan dat hij eerder zou willen beschikken over de begroting, teneinde die beter te kunnen bestuderen. Na een korte discussie wordt vastgesteld, dat dit, in verband met de vertrouwelijkheid van de cijfers, niet wenselijk is en dat de tot nu gevolgde procedure in de toekomst zo gehandhaafd blijft.


  10. Voorstel tot wijziging van de artikel 6, 7 en 16 van het Huishoudelijk Reglement
    Artikel 6 van het Huishoudelijk Reglement (HR) regelt het verbouwen van Nachtschaden. De huidige tekst is nogal summier. Gert Veldhorst geeft aan, dat vruchtwisseling altijd belangrijk is, maar voor nachtschaden zijn de regels voor vruchtwisseling wettelijke bepalingen, om verspreiding van nematoden te voorkomen. Het is de wens van het bestuur om deze regels helder in het HR te krijgen. Er ontstaat enige discussie over de haalbaarheid van de regels, met name in de vaste kassen op het complex Woldlaan. Gert geeft aan, dat het ook mogelijk is om nachtschaden te verbouwen zonder de bodem te gebruiken (bijvoorbeeld in een pot of in een zak grond). De gebruikte grond kan daarna bijvoorbeeld worden uitgestrooid op dat deel van de tuin, waarin dat jaar de nachtschaden mogen worden gebruikt. De wijziging van het artikel wordt vastgesteld.

    Artikel 7 van het HR regelt afscheidingen van tuinen onderling en paden. Ook hier is de huidige tekst summier en niet compleet. Gert Veldhorst licht toe, dat het de wens is van het bestuur om in dit artikel ook de toepassing van houtsnippers, hooi en stro te kunnen reguleren. Hierop vraagt de heer van der Meer het woord. Hij geeft in een langdurig betoog aan, dat het HR onvoldoende duidelijkheid geeft aan de leden (huurders). Na verloop van tijd onderbreekt de voorzitter het betoog van de heer van der Meer en informeert hoeveel tijd hij nog nodig heeft. De heer van der Meer zegt nog een half uur nodig te hebben en de voorzitter zegt deze tijd niet meer ter beschikking te stellen. De heer van der Meer reageert hierop luidruchtig en stelt de vergadering voor, om met geen van alle voorgestelde wijzigingen akkoord te gaan, maar om in te stemmen met zijn voorstel, om een commissie samen te stellen, teneinde het volledige HR te herschrijven en op de Algemene Ledenvergadering in 2021 ter stemming te brengen. Hierop schorst de voorzitter de vergadering kort, om een kort intern beraad van het bestuur mogelijk te maken. Na de schorsing herneemt de voorzitter het woord. Hij stelt, dat de wijziging van artikel 6 HR zojuist al is vastgesteld en dat daaraan niet meer wordt getornd. Daarna stelt hij een tweetal zaken ter stemming:
    Wil de Algemene Ledenvergadering een commissie, die het HR gaat herschrijven? Een achttal leden stemmen voor en een meerderheid stemt tegen, zodat dit voorstel wordt verworpen.
    Wil de Algemene Ledenvergadering, dat het bestuur het voorstel om artikel 7 HR te wijzigen terugtrekt en in een herziene versie op de volgende Algemene Ledenvergadering opnieuw zal voorstellen? Een meerderheid is voor dit voorstel. Daarmee is dit voorstel ingetrokken en blijft het oude artikel 7 HR voorlopig van toepassing.

    Artikel 16 van het HR regelt de periodieke controles van de tuinen. Het is de bedoeling van het bestuur om in dit artikel duidelijker te omschrijven hoe en wanneer deze controles worden uitgevoerd. De heer van der Meer geeft aan, dat netheid een begrip is, wat door iedereen anders kan worden uitgelegd en hij pleit wederom voor het herschrijven van het HR. De voorgestelde wijziging wordt in de vergadering ter stemming gebracht en een meerderheid stemt in met de wijziging, waardoor ook deze wijziging is vastgesteld.


  11. Verkiezing bestuursleden
    Drie bestuursleden, de heren Joop Leene, Bert Stikker en Jan-Gerrit Smits zijn, volgens het rooster van aftreden, aftredend. Alle drie stellen zich opnieuw beschikbaar. Omdat zich geen tegenkandidaten hebben gemeld, stelt de voorzitter aan de vergadering voor dit drietal opnieuw te benoemen als bestuurslid, hetgeen de vergadering met applaus doet. Het bestuur zal komend verenigingsjaar optreden in dezelfde samenstelling.


  12. Rondvraag
    De heer van de Kolk heeft schriftelijk een aantal vragen gesteld, welke de voorzitter zal behandelen:
    Waarom moeten vragen voor de rondvraag vooraf schriftelijk worden ingediend? De voorzitter geeft aan, dat het bestuur zich dan vooraf kan beraden over de vragen. Het mondeling stellen van vragen mag natuurlijk, maar dan komt mogelijk niet direct een antwoord.
    Waarom wordt niet altijd prompt geantwoord op mails en op sommigen helemaal niet? De secretaris legt de wijze uit, waarop mails al dan niet worden beantwoord. Soms is het beantwoorden van bepaalde mails niet zinvol. Als voorbeeld noemt de secretaris een mail, waarin de heer van de Kolk aangeeft niet gediend te zijn om op zijn tuin te worden aangesproken door één of andere kwal van het bestuur. Wim Harenberg reageert hierop verbolgen, hij wenst, als bestuurslid, zo niet te worden aangesproken. Hierop geeft de heer van de Kolk aan dit niet zo bedoeld te hebben.
    Waarom is er geen ledenlijst, die aan alle leden beschikbaar wordt gesteld? De voorzitter legt uit dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) dit verbiedt. Mevrouw van der Meer merkt op, dat dit wel kan. De leden moeten hier dan mee instemmen en het gebruik dient beperkt te blijven. De voorzitter zegt toe dit mee te nemen naar de volgende bestuursvergadering.
    Is het een optie om het hek op complex de Nes automatisch te laten openen en sluiten? De voorzitter geeft aan, dat er geen elektra is en dat de vereniging ook niet van zins is om dit te laten aanleggen.
    Waarom zijn er geen fatsoenlijke kruiwagens? De voorzitter deelt mee, dat op complex Woldlaan helemaal geen kruiwagens van de vereniging zijn. De aanwezige kruiwagens op complex de Nes zijn “krijgertjes”. Wanneer nieuwe kruiwagens ter beschikking worden gesteld, zullen die waarschijnlijk snel verdwenen zijn.
    Leden, die deels gehandicapt zijn kunnen niet deelnemen aan de zelfwerkzaamheid, is dit geen verkapte verhoging van de pacht? De voorzitter stelt, dat iedereen mee kan doen aan de zelfwerkzaamheid. Er zijn voldoende werkzaamheden, van lichte aard, die ook door lichamelijk minder sterke tuinders kunnen worden uitgevoerd.
    De heer van de Kolk geeft aan, dat het sociale aspect ver te zoeken is. Er is geen mogelijkheid om zieke tuinders te benaderen. De voorzitter stelt, dat dit onderwerp ook op de vorige vergadering aan de orde is geweest. De AVG verbiedt het uitwisseling van gegevens.
    Moet de vereniging geen voorbeeld zijn in het kader van het gebruik van gewasbeschermingsmiddelen? De voorzitter zegt, dat dit een onderwerp is, wat ieder jaar weer terugkeert. De vereniging gebruikt steeds vaker de brander. Het bestrijden van sommige wortelonkruiden is met branden bijna niet mogelijk. De vereniging gebruikt dan alleen middelen, die door de wetgever zijn toegelaten.
    Als laatste vraagt mevrouw de Jong nog wat spreektijd, welke zij gebruikt om een pleidooi te houden voor permacultuur.


  13. Sluiting
    Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 21.43 uur de vergadering.