Vergaderverslag ALV 2017

Volkstuinvereniging
‘De Woelakkers’
Zeewolde
Verslag van de Algemene Ledenvergadering welke gehouden werd op 17 januari 2017 in zalencentrum “Open Haven” in Zeewolde.

Aanwezig: Joop Leene, waarnemend voorzitter, Ruud Brederoo, secretaris, Wim Harenberg, penningmeester en de algemeen bestuursleden Wim Lugtenberg, Jan-Gerrit Smits en Jan Ippel.
De leden: J. Wertien, B. Stikker, J. Ploeger-Pos, J. Zuidberg, B. Wever, H. Postma, B. de Jonge, J. Bosschert, J. te Rietstap, B. Maan, A. Spruijt, I. Buning, P. van den Berg, H. Kalsbeek, H. Brouwer, P. Davelaar, R. van der Winden, H. de Jong, J. Klop, J. Boellaard, B. Tabak, E. de Graaf, C. van Hilten, S. Hogewoning, J. Jagers, C. Rijpsma, M. van Os-Verver, C. Lamare, D. de Goeij, P. Ravenstein, N. Lubberink, G. Kastrop, G. Veldhorst en A. Rijpsma.

Met kennisgeving afwezig: M. Vermeulen, I. Beuker, H. Hoogerbrugge, J. Nagelhoud, familie van der Meer, de heer M. de Groot en de heer S. de Rooij.

1. Opening
Om 19.36 uur opent de waarnemend voorzitter de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Hij geeft aan dat de voorzitter, Michael Vermeulen, werkzaamheden moet verrichten ten behoeve van de vrijwillige brandweer van Zeewolde en derhalve niet aanwezig kan zijn. Hij stelt de overige bestuursleden voor. Tevens geeft hij aan, dat een foutje is geslopen in een datum voor de zelfwerkzaamheid in 2017: 6 oktober moet zijn 7 oktober 2017.

2. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 19 januari 2016
Op het verslag zijn geen op- of aanmerkingen. De voorzitter dankt de secretaris en stelt het verslag vast.

3. Mededelingen van de voorzitter
De waarnemend voorzitter geeft aan dat er een stuk minder vandalisme is gemeld in het afgelopen jaar. Mogelijk hebben het plaatsen van borden en camera’s hiertoe geleid. Ook merkt hij op dat het tuinhuis van de vereniging op het complex Woldlaan door een plaatselijke windhoos vernield is. De bedoeling is dat in het voorjaar een nieuw tuinhuis wordt geplaatst.
Daarna neemt de waarnemend voorzitter afscheid van een tweetal leden, die vanaf de oprichting van de vereniging lid waren en recentelijk hun lidmaatschap hebben opgezegd. Het zijn de heren Kuipers en Hogeterp. Beide heren ontvangen uit de handen van de waarnemend voorzitter een presentje.
Daarna staat de waarnemend voorzitter stil bij het overlijden van een tweetal leden. Dit zijn de heren Wim van de Beek, oud bestuurslid en actief met betrekking tot het verwerken van de bestellingen van zaaigoed en pootaardappels. Ook onderhield hij de pompen op het complex Woldlaan. Ook overleden is de heer Klaas Veenstra. Hij had vele jaren een tuin bij de vereniging en de laatste jaren was hij medetuinder. Uit respect voor de overledenen wordt een minuut stilte in acht genomen.
Aangegeven wordt dat het onderhoud aan de pompen op het complex Woldlaan na nu zal worden verzorgd door de heer Postma en mevrouw Nagelhoud.
Tevens wordt vermeld, dat fietsen op de complexen voor eigen risico is. Soms zijn kieren tussen tegels te breed en kunnen risico tot vallen met zich meebrengen.
Hierna doet Jan Ippel verslag over de wedstrijd “vette preien”. Deze is gewonnen door de heer Vrieling. Jan toont foto’s van de winnende prei en van de prijsuitreiking.

4. Jaarverslag secretaris
De secretaris schetst het verloop in het ledenbestand in 2016 en geeft inzicht in het aantal beschikbare tuinen op 1 januari 2017. De heer Wertien merkt op dat zijn naam abusievelijk staat bij de aanmeldingen op de Nes in plaats van de Woldlaan. De secretaris geeft aan dit te zullen corrigeren.

5. Jaarverslag penningmeester
De leden hebben bij binnenkomst een overzicht met betrekking tot de financiële situatie ontvangen. Dit overzicht bevat: de begroting voor 2016, de balans per 31-12-2016 en tenslotte de begroting, welke bij agendapunt 9 wordt behandeld.
De penningmeester geeft de leden tijd om het overzicht door te lezen. Daarna geeft hij een korte toelichting.
De heer Boellaard merkt op, dat er een hoog bedrag op de spaarrekening staat. De penningmeester geeft aan dat de betaalde borg hier ook in zit (zoals vermeld onderaan hat blad van de balans). Die moet altijd beschikbaar blijven voor terugbetaling. Tevens merkt hij op, dat onverwachte hoge onderhoudskosten ook bestreden moeten kunnen worden.

6. Verslag van de kascontrolecommissie
Mevrouw Kastrop en mevrouw Ravenstein hebben op 13 januari 2017 de boeken van de penningmeester gecontroleerd en hebben bij deze controle geen onrechtmatigheden geconstateerd De administratie werd ordelijk en overzichtelijk bevonden. De cijfers en saldi waren in overeenstemming met de boekhouding. De administratie was in overeenstemming met de in de vergadering overlegde stukken.
De commissie stelt voor om de penningmeester decharge te verlenen. Dit doen de leden met applaus.

7. Verkiezing kascontrolecommissie
Mevrouw Kastrop is bereid voor een tweede jaar plaats te nemen in de commissie. De heer C. Rijpsma, die reserve was, wordt het tweede lid. Mevrouw D. de Goeij stelt zich beschikbaar als reserve. Zij worden allen, als zodanig benoemd.

8. Vaststelling van de jaarcontributie en het inschrijfgeld
Er wordt geen aanleiding gezien om de hoogte van de jaarcontributie en het inschrijfgeld te verhogen. De bedragen blijven respectievelijk € 7,00 en € 3,50.

9. Vaststellen begroting
De penningmeester legt uit dat de begroting van 2017 is gestoeld op de gerealiseerde begrotingen van 2014 tot en met 2016. Ook bespreekt hij kort de begroting voor het jaar 2017, waarin de kosten van een nieuw tuinhuis op complex Woldlaan zijn opgenomen. De begroting wordt goedgekeurd.

10. Voorstel tot wijzigen van het huishoudelijk reglement
Door het plaatsen van camera’s is het nodig geworden de privacy te regelen, met betrekking tot de opgenomen beelden. Een nieuw voorgesteld artikel voorziet hierin. De heer Boellaard vraagt wanneer opnames worden gemaakt. Hij krijgt als antwoord, dat dit alleen bij duisternis gebeurt. Het is met de aangekochte apparatuur technisch niet mogelijk om de opgenomen beelden na een bepaalde tijd automatisch te wissen.
De heer Maan merkt op, dat regelmatig mensen hun hond uitlaten op de complexen. Het bestuur stelt dat de gemeente Zeewolde onze beide complexen heeft aangewezen als terrein verboden voor honden. Wanneer een lid constateert dat mensen hun hond meenemen op één van de complexen, kunnen deze mensen hier desgewenst op worden aangesproken. De vergadering stemt in met de voorgestelde tekst van het nieuwe artikel. Het huishoudelijk reglement zal worden aangepast.

11. Verkiezing bestuursleden
Drie bestuursleden, de heren Michael Vermeulen, Joop Leene en Jan-Gerrit Smits, zijn aftredend volgens het rooster van aftreden. Joop Leene en Jan-Gerrit Smits stellen zich opnieuw beschikbaar. De heer Michael Vermeulen stelt zich niet langer beschikbaar voor een bestuursfunctie. Het bestuur heeft de heer Bert Stikker bereid gevonden om toe te treden tot het bestuur. De waarnemend voorzitter geeft aan, dat het bestuur heeft besproken om Joop Leene tot voorzitter te benoemen en de heer Bert Stikker zijn plaats in te laten nemen als één van de beheeders van het complex de Nes.
De heer Jan Ippel, complexbeheerder op het complex Woldlaan, heeft zijn lidmaatschap beëindigd, waardoor hij niet langer als bestuurslid kan blijven functioneren. Hierdoor is een vacature ontstaan en het bestuur heeft nog geen gegadigden gevonden, die zich kandidaat willen stellen voor deze functie. Mevrouw de Goeij geeft aan dit in principe wel te willen doen, maar dan samen met een andere tuinder. Omdat de statuten het aantal bestuursleden regelt, is dit op deze manier niet mogelijk. Natuurlijk kan wel worden nagedacht om de bijbehorende werkzaamheden samen met niet bestuursleden uit te voeren. Hierop stelt de heer de Graaf zich beschikbaar voor de bestuursfunctie en trekt mevrouw de Goeij zich terug. De heren Stikker en de Graaf worden derhalve gekozen als nieuwe bestuursleden. Zij nemen op het rooster van aftreden de plaats in van hun voorgangers.

12. Rondvraag
De heer Hogeterp vraagt het woord. Hij bedankt het bestuur van de vereniging voor de coulance, die hij al vele jaren heeft ervaren.
De heer Maan geeft aan veel overlast te hebben van straatgras in zijn tuin. Het bestuur zegt hier niets tegen te kunnen doen. Regelmatig wieden is de oplossing.
De heer Brouwer deelt mee een behoorlijke hoeveelheid aardperen (Topinamboer) te hebben geoogst op zijn tuin. Hij heeft een paar zakken meegenomen naar de vergadering en stelt ze graag beschikbaar aan leden, die daar belangstelling voor hebben. Ook stelt hij zich bereid om in het begin van komend tuinjaar weer workshops te gaan geven aan beginnende tuinders.

13. Sluiting
Niets meer aan de orde zijnde sluit de waarnemend voorzitter om 20.25 uur de vergadering.

Na de pauze houdt de heer Henselmans uit Luttelgeest een interessante lezing over aardbeienplanten.